Um wettbewerbsfähig zu bleiben, haben viele Unternehmen bereits elektronische Signaturen in ihre Prozesse integriert und so die Digitalisierung vorangebracht. E-Signaturen bieten eine sichere, effiziente und kostengünstige Methode, um Dokumente zu unterzeichnen – sowohl vor Ort auf einem Unterschriftentablet oder am Point of Sale (POS) sowie als Fernunterschrift. In diesem Tutorial werden wir die Integration von e-Signaturen in Unternehmensprozesse erläutern und die Unterschiede zwischen Fernsignaturen und digitalen handschriftlichen Unterschriften aufzeigen.
Was sind e-Signaturen?
E-Signaturen (elektronische Signaturen) sind rechtlich bindende Unterschriften, die in digitaler Form erfolgen. Sie ermöglichen es, Verträge und andere Dokumente ohne physische Präsenz zu unterzeichnen, wodurch Geschäftsprozesse beschleunigt und Papierverbrauch reduziert wird. Je nach Art der elektronischen Signatur (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) geht der Signatur ein Identifikationsverfahren voraus, sodass sichergestellt werden kann, dass der Unterzeichnende auch wirklich die richtige Person ist.
Außerdem ermöglichen e-Signaturen es ebenfalls, digitale Dokumente vor Ort zu unterzeichnen – also beispielsweise einen Vertrag auf einem Unterschriftentablet oder einem Signaturtablet. Hierbei kann die Identifikation vor Ort durch einen Mitarbeitenden durchgeführt werden.
Fernsignaturen
Definition und Anwendung
Fernsignaturen sind elektronische Signaturen, die aus der Ferne geleistet werden, ohne dass der Unterzeichner physisch anwesend sein muss. Sie werden häufig für Online-Transaktionen und digitale Vertragsabschlüsse verwendet. Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Stufen von elektronischen Signaturen, die je nach Anwendungsfall zum Einsatz kommen. Einige der Anwendungsfälle sind klar gesetzlich geregelt.
Integration in Unternehmensprozesse
Wählen Sie als erstes eine Plattform, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Achten Sie dabei auf Punkte wie Integrierbarkeit in Ihre bestehenden Systeme, Omnikanal-Lösungen, die Möglichkeit, e-Signaturen On-Premise oder als Cloud-Lösung zu erstellen sowie White-Labeling-Möglichkeiten (also anpassbares Branding).
Integrieren Sie die e-Signatur-Lösung Ihrer Wahl in Ihre Unternehmenssoftware wie CRM- oder ERP-Systeme, um einen nahtlosen Workflow zu gewährleisten.
Schulen Sie im nächsten Schritt Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Technologie und den rechtlichen Anforderungen. Manche Vertrauensdiensteanbieter übernehmen diese Schulungen auch – fragen Sie am besten einfach beim QTSP Ihrer Wahl nach.
Erstellen Sie im letzten Schritt am besten automatisierte Workflows, die die e-Signaturen in den Genehmigungsprozess einbinden und so den gesamten Ablauf beschleunigen. So profitieren Sie maximal von den elektronischen Signaturen.
Digitale handschriftliche Unterschriften
Definition und Anwendung
Digitale handschriftliche Unterschriften werden mit einem Signaturtablet oder einem POS-Gerät geleistet. Diese Art der Unterschrift ist besonders in Einzelhandelsumgebungen und bei persönlichen Transaktionen verbreitet. Wie viele biometrische Informationen beim Signieren gespeichert werden, hängt von der Art Ihres Unterschriftentablets ab.
Integration in Unternehmensprozesse
Wählen Sie die Hardware aus, die für Ihren Anwendungsfall am sinnvollsten ist. Investieren Sie in hochwertige Signaturtablets oder POS-Geräte, die benutzerfreundlich und zuverlässig sind. Wichtig ist auch, dass die rechtlichen Hintergründe Ihrer Anwendungsfälle kennen. Gibt es Formvorschriften und welche Art von elektronischer Signatur ist für den jeweiligen Fall eventuell sogar gesetzlich vorgeschrieben? Lassen Sie sich dazu am besten beraten.
Handware allein reicht natürlich noch nicht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die handschriftlichen Signaturen unterstützt und diese sicher speichern und verwalten kann.
Schulen Sie anschließend Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Geräten und den entsprechenden Softwareanwendungen.
Und nun: Sorgen Sie dafür, dass der Unterzeichnungsprozess für Kund:innen so reibungslos und angenehm wie möglich verläuft. Denn genau dafür sind die elektronischen Signaturen gemacht: Geschäftsprozesse vereinfachen und das UX-Erlebnis zu optimieren.
Fazit
Die Integration von e-Signaturen in Unternehmensprozesse bietet Ihnen zahlreiche Vorteile, von Kosteneinsparungen über erhöhte Effizienz bis hin zu einer verbesserten Benutzererfahrung. Die Wahl zwischen Fernsignaturen und digitalen handschriftlichen Unterschriften hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Anwendungsbereichen Ihres Unternehmens ab. Während Fernsignaturen ideal für Remote-Transaktionen und internationale Geschäfte sind, bieten digitale handschriftliche Unterschriften eine vertraute und schnelle Lösung für persönliche Transaktionen und POS-Situationen.
Durch die sorgfältige Auswahl der richtigen Technologie und die Schulung Ihrer Mitarbeitenden können Sie sicherstellen, dass die Integration von e-Signaturen in Ihre Unternehmensprozesse reibungslos verläuft und Ihr Unternehmen auch in Zukunft noch wettbewerbsfähig bleibt.
